آیا شما هم برای مدیریت مطب از نرم‌افزارهای تخصصی آن استفاده می‌کنید؟ چه اشتباهات در کار با این نرم‌افزارها ممکن است به کار شما آسیب وارد کند؟
بر اساس گزارش ارائه‌شده، بین سال‌های ۲۰۱۷ تا ۲۰۲۰ رشد استفاده از نرم‌افزار مدیریت مطب رشد بسیاری خواهد داشت و به سرمایه‌ی جهانی یک میلیارد دلار دست خواهد یافت. با توجه به این‌که مراکز بهداشت و درمان به استفاده از روش‌های آنلاین تولید سرمایه تمایل بیشتری نشان می‌دهند، راه‌کارهای بهینه‌سازی چابک و مقیاس‌پذیر که به ایجاد زیرساخت‌های عملیاتی قدرتمند منتهی می‌شوند، طرفدار بیشتری پیدا خواهند کرد.
بزرگ‌ترین منفعت محصولات نرم‌افزار مدیریت مطب کاهش زمان عملیاتی و قادر کردن پزشکان برای تمرکز بیشتر روی عملکرد علمی است.
نرم‌افزار مدیریت مطب دکتر لینک یک سرویس (Software as a service) نرم‌افزاری است که مجوزدهی شده و متمرکز میزبانی می‌شود. کاربران معمولا با یک حساب کاربری از طریق مرورگر وب به این سرویس نرم‌افزاری دسترسی دارند. این سرویس به یک شیوه‌ی انتقالی برای بسیاری از برنامه‌های پزشکی شامل نوبت دهی و نرم‌افزارهای پیام‌رسان، نرم‌افزارهای محاسبه‌گر حقوق، نرم‌افزارهای مدیریت پایگاه داده، نرم‌افزارهای مدیریتی و ... مبدل شده است.
ویژگی‌هایی مانند ابزارهای ویدئو کنفرانس، جذب بیمار و ... به بهبود و پیشرفت ارتباطات و همکاری بین کارمندان و اعضای تیم منتهی می‌شود. اما، با وجود توانایی‌هایی نرم‌افزار مدیریت مطب، اگر کار با آن‌ها به‌خوبی انجام نشود ممکن است به افزایش تنگناهای عملیاتی و هدر رفت منابع منجر شود.
اگر می‌خواهید بیشترین بهره را از نرم‌افزار مدیریت مطب به دست آورید، باید از این خطاها و اشتباه‌ها بر حذر باشید.
۱. نداشتن معیارها و اهداف واضح
محصولات نرم‌افزار به‌عنوان سرویس امکانات بسیاری ارائه می‌دهند که اگر اهداف مشخص و از پیش تعیین‌شده‌ای وجود نداشته باشد، کار کردن با آن‌ها سخت می‌شود. به‌خوبی جستجو کنید و ابزارهایی پیدا کنید که برای سبک کسب و کار شما طراحی شده‌اند. چند نسخه‌ی رایگان این ابزارها را امتحان کنید و ببینید کدام‌یک به شما بهترین نتیجه را می‌دهد. پس از این مرحله بررسی و آزمایش، از قانون DUMB استفاده کنید؛ قانونی که می‌گوید ابزاری که استفاده می‌کنید باید قابل اجرا (Doable)، قابل فهم (Understandable)، قابل مدیریت (Manageable) و سودمند (Beneficial) باشد.
۲. نداشتن آموزش‌های استفاده از نرم‌افزار
این‌که انتظار داشته باشید تمام اعضای تیم شما به‌طور خودکار استفاده از نرم‌افزار مدیریت مطب را یاد بگیرند، اشتباه است. هر کسی مهارت تکنولوژی ذاتی ندارد. معمولا توصیه می‌شود که برای استفاده ازاین‌گونه محصولات، کارمندان به دوره‌های آموزشی فرستاده شوند تا بتوانند به درک صحیحی از عملکرد پلتفرم دست پیدا کنند و بتوانند وظایف خود در نرم‌افزار دنبال کنند و از عملکرد کلی آن اطلاعات جامعی به دست آورند.
آموزش خصوصا در زمانی که یک ابزار در سمت منشی مورد استفاده قرار می‌گیرد، ضروری می‌شود. مجرای فروش فاکتورهایی نظیر نگه‌داری و به‌روزرسانی لیست بیماران، کار کردن با ایمیل‌ها، مذاکره با بیمار، مکاتبه و ارسال مطالبات بیمار را در بر می‌گیرد. وقتی حجم کارها زیاد می‌شود، آموزش، شانس رخ دادن خطا را کاهش می‌دهد.
۳. اولویت‌بندی نکردن وظایف
برای مراکز درمانی که به صورت خدماتی فعالیت دارند، هم‌زمانی مظایف و مدیریت آن‌ها بدون آنکه آشفتگی پیش بیاید کار آسانی نیست. اغلب اعضای تیم درمان ممکن است جذب مراکز درمانی جذاب‌تر اما با اولویت کمتر شوند و بدین ترتیب انجام بعضی وظایف به تعویق بیفتد. یک سیستم مدیریت ارتباط با بیمار و مدیریت مطب می‌تواند به مدیران امکان اولویت‌بندی کارها را برای تمام وظایف انجام دهد.
۴. گم کردن عملکرد پزشکان
با وجود این‌که با کمک نرم‌افزارهای مدیریت مطب امکان دورکاری پزشکان وجود دارد، اما همچنان معضلی برای گزارش عملکرد داخلی باقی می‌ماند. روشن نبودن نحوه‌ی پر کردن گزارش عملکرد یا آگاهی نداشتن شخص از چگونگی انجام کار و ارتباط برقرار کردن با بخش مربوطه از جمله عواملی است که به پدید آمدن این مشکل منتهی می‌شود. این معضل خصوصا در زمانی که مراکز درمانی باید بهره‌وری و کارآمدی پزشک را بررسی کند و در صورت نیاز به آن بها دهد، می‌تواند به یک تنگنای کاری منتهی شود.
برای حل مشکل از ابزارهای کنترل و دنبال‌کننده زمان استفاده کنید. این ابزارها برای کسانی که دورکاری می‌کنند مفید هستند. بدین ترتیب می‌توانید مدت‌زمان صرف‌شده برای انجام هر درمان را اندازه‌گیری کنید. می‌توانید معیاری از تعداد کارهایی که در یک بازه‌ی زمانی یک‌ماهه به پایان رسیده است، به دست آورید و بدین ترتیب یک مقیاس برای اندازه‌گیری کارایی و بهره‌وری در ابتدای هر ماه داشته باشید. با کمک اندازه‌گیر بهره‌وری که در نرم‌افزار مدیریت مطب وجود دارد، می‌توانید یک ارزش‌یابی ماهانه از عملکرد کارمندان داشته باشید.
بدین ترتیب با کمک نرم‌افزار مدیریت مطب می‌توانید به چیزی ورای سیستم‌های گزارش عملکرد سنتی دست یابید.
۵. کمبود ارتباطات
ارتباطات مؤثر، هسته‌ی هر مدیریت خوب است و گذران روزها بدون برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم و بیماران برای پیشرفت مضر است و می‌تواند به کسب و کار شما آسیب برساند. اعضای تیم که از قسمت مدیریت ارتباطات بیمار نرم‌افزار مدیریت مطب استفاده می‌کنند، نباید فقط به این دلیل که از یک سیستم مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند، احساس جدا بودن کنند. راهنماهای ساده‌ی مدیریت مطب همچون گزارش‌های تحویل دادنی و کنترل منظم موقعیت و ارتباطات فرد به فرد با اعضای تیم، به حفظ انگیزه‌ی کارمندان کمک می‌کند و آن‌ها را بیشتر در جریان امور روزمره نگه می‌دارد.
تنها ثبت نام کردن برای یک نرم افراز مدیریت مطب به کسب نتایج معجزه‌آسا منتهی نمی‌شود. اما می‌تواند بسیاری از فرآیندها را آسان کند؛ به شرط آنکه از اشتباهاتی که در بالا به آن‌ها اشاره شد دوری کنید و بکوشید که به بهترین نتیجه از برنامه‌های مدیریت مطب دست یابید.
تکنولوژی دکتر لینک به شما عزیزان کمک می کند فرآیند مدیریت مطب و ارتباط با بیمار را ساده نموده و از تکنولوژی در مدیریت مطب خود بهترین و بیشترین استفاده را ببرید. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه با مشاوران ما در تماس باشید.
مقالات مرتبط:
انواع روش‌ها و ابزارهای مدیریت مطب
