امروزه مدیریت مطب هم می تواند هیجان انگیز باشد و هم طاقت فرسا. توسعه‌ی یک طرح اولیه وکلی برای مطب، ایجاد یک محیط لذت بخش، برقراری و حفظ ارتباط با بیماران می تواند تجربه‌ی بسیار ارزنده ای باشد. خوشبختانه افراد و منابع زیادی در دکتر لینک در دسترس هستند که می توانند به شما در رسیدن به اهداف و تحقق بخشیدن به رویاهایتان کمک کنند. نکته‌ی خوب این است که در این راه تنها نیستید بلکه بخشی از یک جامعه هستید.
ممکن است شما پزشک عالی باشید ولی آیا می دانید چگونه باید مطب و یا کلینیک خود را مدیریت کنید؟
پس از راه اندازی مطب، مهمتر از هر چیزی این است که بدانید که چگونه آن را در یک مسیر درست حفظ و اداره کنید به طوریکه در دراز مدت همچنان سود آور باشد. علاوه بر استخدام بهترین و باتجربه ترین افراد(کارمندان و منشی خلاق) اغلب موفقیت از طریق ایجاد بهترین مدل مدیریتی بدست می آید که در آن حین ایجاد محیطی که کارمندان و بیماران از تجربه‌ی همکاری با شما راضی و خشنود هستند برای شما هم بهترین نتیجه‌ی ممکن را به وجود می آورد.
در این مقاله برخی از مسائل کلیدی که پزشکان در مسیر شکل گیری و رشد مطب با آن مواجه می شوند را مطرح می کنیم، از جمله:
- ایجاد یک طرح مدیریتی در مطب
- تعیین فرآیندهای مدیریتی
- برقراری ارتباط با بیماران
ایجاد یک طرح مدیریتی در مطب
بیائید اینطور شروع کنیم که احتمالاً از آنجائیکه شما آدم پزشک موفقی بوده اید، اقدام به تاسیس یک مطب و یا کلینیک کرده اید. ممکن است اصولاً در مدیریت مطب، مهارت نداشته باشید که اشکالی ندارد.مقالات بسیاری منتشر شده اند که چگونگی مدیریت مطب را توضیح می دهند. به منظور صرفه جویی در وقت شما، تعدادی از این مباحث را که بهتر است برای مدیریت مطبتان توجه خاصی به آنها داشته باشید را در اینجا آورده ایم.
نوشتن یک برنامه
به منظور ایجاد یک مطب و رشد و توسعه‌ی هوشمندانه‌ی آن قطعاً به نوشتن یک برنامه‌ی اولیه، نیاز خواهید داشت. اینکه منشی خود را استخدام کنید و به دنبال این باشیدکه بیماران به طور تصادفی شما را پیدا کنند، عملاً شما را در مسیر موفقیت دراز مدت قرار نخواهد داد. یکی از مهمترین قسمتهای هر برنامه‌ی کسب و کاری این است که مجموعه ای از اهداف و استراتژیها را مشخص کرده و مطابق آن پیش بروید. اگر از ابتدا یک استراتژی مشخصی را برای مطبیتان تعیین نکنید، در مقاطع سخت و حیاتی که به احتمال زیاد در مسیر توسعه و تکامل با آنها روبرو خواهید شد آمادگی لازم برای تصمیم گیری درست را نخواهید داشت. آنچه که در نوشتن یک برنامه برای کسب و کارتان بسیار مهم و ضروری است این است که ابتدا اهدافتان را شناسایی کنید، سپس استراتژیها و تاکتیکهایی را تعیین کنید که شما را در مسیر رسیدن به آن اهداف قرار دهد و نیز معیارهایی برای نظارت بر میزان موفقیتتان داشته باشید.
یکی دیگر از جنبه های مهم در تهیه‌ی یک برنامه‌ی کسب و کار، بدست آوردن درک درستی از این است که رشد و ترقی چه تاثیری بر روی مطب شما خواهد داشت.به عنوان مثال، اگر درآمدتان ۱۰% افزایش یافت قادر به استخدام چه تعداد کارمند جدید خواهید بود؟ اگر ناگهان در موقعیتی قرار بگیریدکه بخواهید با تعداد زیادی بیمار جدید شروع به کار کنیدکه نیاز به صرف منابع زیادی داشته باشد، چه می شود؟ از کجا بدانید که برای ارائه‌ی خدمات به این بیماران چگونه باید آماده شوید؟ با تعیین معیارهایی برای کسب وکارتان از جمله مشخص کردن حداکثر تعداد کارمندان لازم برای مطب می توانید خیلی آسانتر زمان را برای توسعه و پیشرفت تنظیم کنید.
برنامه ریزی برای اصلاحات لازم
حتی بهترین برنامه ها هم ممکن است نقایصی داشته باشند.گاهی این تغییرات تحت کنترل شما هستند و گاهی هم هیچ کنترلی روی آن ندارید. اما بخشی از مدیریت مطب خلاق بودن است، بدان معنا که همواره باید برنامه‌ی خود را ارزیابی کرده و در صورت نیاز مسیر حرکت را اصلاح کنید، که به طور کلی در دنیای کسب و کار با عنوان " تغییر محور اصلی کار" شناخته می شود. انعطاف پذیر بودن کسب و کار مهم است،یعنی اینکه قابلیت تطبیق با تغییرات بازار را داشته باشد. به طور کلی قابل درک است که اگر قرار باشد به گونه ای برنامه ریزی کنید که محور اصلی کارتان را به هیچ عنوان تغییر ندهید یعنی اینکه در معرض خطر قرار دارید زیرا باید بیش از حد ثابت قدم و یکنواخت عمل کنید. در عین حال اگر برنامه ای داشتید که در طول یک یا دو سال، چهار یا پنج بار مجبور به تغییر محور اصلی کارتان شدید بهتر است پرچم قرمز را بالا ببرید به نشانه‌ی اینکه احتمالاً برنامه‌ی کسب و کارتان نیاز به تجدید نظر دارد.معمولاً در چند سال اول تاسیس یک مطب متداول ،یک تا دو بار ،تغییر محور اصلی خواهید داشت.
برقراری فرهنگ در مطب
از آنجائیکه هر کارمندی نقاط قوت و علایق خاص خودش را دارد، به وجود آوردن فضایی که همه‌ی افراد بتوانند در آن راحت باشند و مفید عمل کنند بسیار مهم است. شما به عنوان مدیر مطب مسئول ایجاد چنین فرهنگی هستید و بهترین روش این است که آن را در برنامه‌ی مدیرت مطبتان داشته باشید. ممکن است به نظر بعضی افراد امر بدیهی باشد اما شما باید انجام چنین چیزهایی را در نظر داشته باشید، مثلاً داشتن یک ساعت شاد در ماه، فراهم کردن قهوه، نوشیدنی و سایر تنقلات، امکان شرکت در فعالیتهای اجتماعی به منظور ترویج تیم سازی و تشویق به انجام کار گروهی که کمک به ایجاد اعتماد بین کارمندان می کند. ایجاد چنین جوی کمک به برقراری آرامش خاطر در مطب می کند که مخصوصاً هنگام شلوغی مطب که باعث بالا رفتن میزان استرس می شود، اهمیت زیادی می‌یابد.
در عین حال، مهم است که همواره به یاد داشته باشید که شما مسئول اداره و مدیریت یک مطب هستید نه یک مرکز تفریحی. به منظور ایجاد تعادل بین کار و تفریح بهتر است یک ساختار مدیریتی را طراحی کنید که درعین حال که پشتیبان اهداف و استراتژیهای شما است بر روی فرهنگ مطب تان هم تاثیر منفی نگذارد. آنقدر سختگیری نکنید که تیم مدیریت سرگرمی را از قلم بیاندازد، اما همیشه هم متوجه باشید که موفقیت یک کسب وکار به کیفیت کاری که در حال انجام آن هستید بستگی دارد.
تعیین فرآیندهای کسب و کار
یکی از نکات مهم در نوشتن برنامه‌ی مدیریتی این است که مطمئن باشید زیرساختی را طراحی می کنید که مدیریت بدون اشکال مطبتان را تضمین خواهد کرد. در اینجا سه مبحث مهمی که هنگام تنظیم برنامه‌ی مدیرتی باید مد نظر داشته باشید را آورده‌ایم.
چرخه‌ی بازخورد
ایجاد یک چرخه‌ی بازخورد داخلی و خارجی روش بسیار خوبی برای تضمین پیشرفت مطب خواهد بود.چرخه‌ی داخلی بازخورد، راهی است که کارمندان بتوانند از طریق آن نظراتشان را با مدیت مطب در میان بگذارند. مطمئناً برخی از این نظرات ممکن است کمی احمقانه باشند اما با این کار به هر کارمندی حق اظهار نظر می‌دهید و به این ترتیب باعث می شوید آنها خود را بخشی از یک گروه بدانند.
چرخه‌ی بازخورد خارجی، بخش مهمی از مطب شما می باشد. دریافت نظرات بیمارنتان ضروری است تا معلوم شود که آیا سعی و تلاش شما در مطب جدیدتان کافی است یا باید آن را بیشتر کنید؛ تا مطمئن شوید که آیا رئوس کلی تعیین شده را دنبال کرده اید. نظرخواهی از بیماران نشان دهنده‌ی این است که برای نظر آنها ارزش قائلید و آماده‌ی شنیدن و تلاش برای بهتر شدن هستید.
فرآیندهای اجرایی در مطب
مهم است از همان ابتدا فرآیندهایی را برای مطب تعیین کنید تا به شما کمک کند که مطبیتان را بدون هیچ مشکلی اداره و مدیریت کنید. مراحلی که برای تضمین موفقیت یک مطب تازه تاسیس باید طی شوند را تعیین و تعریف کنید. مراحلی شامل هدف قرار دادن انواع خاصی از بیماران، چگونگی برقراری ارتباط با بیمار جدید و تبدیل آن به بیمار دائم، بالابردن وفاداری بیماران، جذب بیماران جدید در بازه های زمانی مشخص و غیره. همچنین فرآیندهای پیش‌بینی مالی برای حصول اطمینان از گردش نقدینگی مطمئن بسیار مهم هستند.
نهادینه کردن روحیه‌ی همکاری و مشارکت در مطب
ایجاد مکانیسم بازخورد و طراحی فرآیندهای مدیریتی مهم هستند زیرا کمک به شکل گیری محیطی با روحیه‌ی همکاری و مشارکت می کنند. همکاری کلمه ای است که اغلب در دنیای کسب و کار و به دلیل خوب بودن آن بکار برده می‌شود. با همکاری، ایده ها به اشتراک گذاشته می شوند، فرآیندها بهبود می یابند، و نتیجه‌ی نهایی تقریباً همیشه بهتر خواهد بود. بازهم در مورد تشویق بیماران و کارمندان برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها صحبت می‌کنیم به گونه‌ای که خود را در بهبود مطبتان سهیم بدانند.
برقراری ارتباط با بیماران
کاش فقط می توانستم مطبی را پیدا کنم که به کارمندانش گوش دادن را آموزش دهد. افراد حداقل باید به همان اندازه که لازم است صحبت کنند گوش هم بدهند. اکثر مردم قادر به درک این موضوع نیستند که ارتباط واقعی باید دوطرفه باشد." حال آنکه ممکن است این امر بدیهی به نظر برسد که، برای افرادی با سابقه تمرکز بر به اشتراک گذاشتن آنچه که قابلیتهایشان است و آنچه که می توانند انجام دهند، کاملاً عادی باشد تا اینکه بسادگی به آنچه که یک بیمار می گوید گوش دهند.
مقالات مرتبط:
رابطه ی بین کیفیت خدمات و وفاداری بیماران در بیمارستان
۶ روش برای مدیریت مطب و کلینیک
عالی بود