مقدمه
راه‌اندازی کلینیک روانشناسی ایجاب می‌کند شما همزمان یک درمانگر و یک کارآفرین باشید. و مدیریت همزمان این دو جنبه می‌تواند برای شما چالش‌برانگیز و گاهی طاقت‌فرسا باشد.
البته طبیعی است که بیشتر زمان خود را به درمان مراجعین اختصاص دهید؛ چرا که درمان بیماران باید همیشه در اولویت باشد، اما نادیده گرفتن وظائف اداری می‌تواند عملکرد کلینیک را مختل کند.
خبر خوب این است که لازم نیست بسیاری از کارهای تکراری، خسته‌کننده و زمان‌بر را به صورت دستی انجام دهید. می‌توانید این وظائف یکنواخت، وقت‌گیر و خسته‌کننده را با استفاده از نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی، خودکار کنید.
نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی، راهکاری ساده و در عین حال کارآمد برای کلینیک‌ها و درمانگران حوزه سلامت روان است. استفاده از این دسته از نرم‌افزارها در انجام امور عملیاتی کلینیک روانشناسی کمک می‌کند، بتوانید زمان بیشتری را صرف درمان بیماران خود کنید.
اما یک نکته مهم وجود دارد، ده‌ها نرم‌افزار مدیریت کلینیک در ایران وجود دارد که این نرم‌افزارها برای مدیریت جامع کلینیک روانشناسی مناسب نیستند، و به جرات میتوان گفت دکترلینک تنها نرم‌افزار جامعیست که صرفا برای کلینیک‌های روانشناسی توسعه یافته است.
زمانی به حداکثر بهره‌وری از نرمافزارهای مدیریت کلینیک خواهید رسید که متناسب‌ترین ابزار با کلینیک و اهداف شما، انتخاب شده باشد.
این مقاله به شما در انتخاب نرم‌افزار مدیریت مناسب برای کلینیک روانشناسی کمک خواهد کرد. در این مقاله موارد زیر را برای انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی، بررسی خواهیم نمود:
- نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی چه هدفی دارد؛
- نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی چه مزایایی دارد؛
- چطور سیستم مدیریت کلینیک مناسب را انتخاب کنید.
نرم‌افزار مدیریت کلینیک روانشناسی دکترلینک با چه هدفی طراحی شده است؟
به طور ساده، دکترلینک ابزاری برای مدیریت کلینیک است که وظائف پیچیده، تکراری و وقت‌گیر را ساده و خودکار می‌کند و به طور خاص برای پشتیبانی از فرآیندهی کاری یک کلینیک روانشناسی طراحی شده است.
در یک کلینیک روانشناسی، اولویت اصلی همیشه درمان مراجع است، و دکترلینک با ساده‌سازی فرآیندهای کاری، به بهبود درمان مراجعین کمک می‌کند.
دکترلینک یک نرم‌افزار جامع و همه‌کاره است و وظایف اداری مهم را دیجیتالی می‌کند، از جمله:
- حسابداری
- زمانبندی جلسات
- ارتباطات (شامل ارسال پیامک، تماس صوتی، ایمیل و غیره)
- تعامل با بیماران (رزرو جلسات، ارسال بازخورد، مدیریت فایل‌ها و غیره)
- انجام تست‌های روانشناسی
- مستندسازی و گزارشدهی
- تحلیل داده‌ها
دکترلینک سیستمی است که می‌تواند خدمات شما را نیز گسترش دهد. به‌عنوان مثال، با قابلیت مشاوره آنلاین روانشناسی و سیستم مشاوره تلفنی روانشناسی، امکان ارائه جلسات روان‌درمانی از راه دور را فراهم می‌کند و دامنه مراقبت از بیماران را افزایش می‌دهد.
دکترلینک امکان استفاده از طریق وب یا اپلیکیشن موبایل را دارد. همچنین چهار پنل کاربری مجزا برای مدیریت، پذیرش، درمانگر و درمانجو ارائه می‌دهد: پنل کاربری درمانگر و مراجع به صورت مستقیم از طریق یک پایگاه داده مشترک با هم در تعامل هستند.
شما حق استفاده از دکترلینک را خریداری و هزینه‌ای ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه برای حق اشتراک سیستم پرداخت می‌کنید. قیمت نرم‌افزار بسته به امکانات آن متفاوت است؛ معمولاً هر چه نرم‌افزار توانمندتر باشد، هزینه آن بالاتر است. دکترلینک در پلن‌های متفاوت ارائه می‌شود که هر کدام امکانات متفاوتی دارند. برای مثال پلن اقیانوس برای کلینیک‌های بزرگ و با دارای بیش از 500 مراجع در ماه استفاده می‌شود.
مزایای سیستم جامع دکترلینک برای کلینیک‌های روانشناسی
استفاده از سیستم‌های دیجیتال برای کلینیک‌های روانشناسی، دیگر یک انتخاب نیست؛ بلکه یک ضرورت است.
براساس گزارش اتاق بازرگانی ایالات متحده، 93% کسب‌وکارهای کوچک حداقل از یک پلتفرم دیجیتال برای فرآیندهای کاری خود استفاده می‌کنند. همچنین 94% از کارآفرینان اعلام کرده‌اند که فناوری به آن‌ها کمک کرده است تا کسب‌وکارشان را به شکل کارآمدتری اداره کنند.
در مطالعه‌ای مشابه، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط تائید کرده‌اند که ابزارهای دیجیتال نقش حیاتی در موفقیت آن‌ها داشته‌اند. به گفته این افراد، سیستم‌های دیجیتال عملکرد کسب‌وکار را به میزان زیادی تقویت کرده‌اند.
به سراغ کلینیک‌های روانشناسی برویم؛ استفاده از مدارک و پرونده‌های کاغذی باعث کاهش کارائی در زمانبندی جلسات، پیگیری روند درمان بیماران و پردازش پرداخت‌ها می‌شود. در یک کلینیک روانشناسی، انجام وظائف درمانی به اندازه کافی دشوار است، و اگر مشکلات مدیریتی به آن افزوده شود موجب دشواری هرچه بیشتر می‌گردد.
اما نرم‌افزار مدیریت کلینیک دکترلینک، بسیاری از کارهای اداری را بر دوش می‌کشد و آن‌ها را خودکار می‌سازد.
در ادامه می‌بینیم که چگونه دکترلینک می‌تواند به بهبود فرآیندهای کلینیک روانشناسی شما کمک کند:
مدیریت کارآمد نوبت‌ها با دکترلینک
مدیریت نوبت‌ها فقط زمانبندی جلسات روان‌درمانی نیست؛ بلکه به مدیریت دقیق زمان نیاز دارد.
برای مدیریت نوبت‌ها باید مطمئن باشید در هیچ دو نوبتی تداخل وجود ندارد و هر دقیقه از روزتان به صورت مفید سپری می‌شود، کاری که گفتنش از انجامش ساده‌تر است.
نرم‌افزار مدیریت کلینیک دکترلینک، در واقع یک مدیر زمان بی‌نقص است.
دکترلینک، انعطاف‌پذیری و کارایی زمانبندی را به طرز چشمگیری بهبود می‌دهد. مهم‌تر از همه، به صورت خودکار زمان‌های خالی ایجاد شده در اثر لغو یا جابجائی جلسات را مجددا اختصاص می‌دهد. به این ترتیب، تمام بازه‌های زمانی، قابلیت رزرو دارند بدون اینکه شما یا مراجعانتان با مشکل مواجه شوید.
دکترلینک به سیستم یادآوری نوبت مجهز است. شاید در نگاه اول، این قابلیت ساده به نظر برسد، اما نقش حیاتی در کاهش غیبت بیماران و لغوهای ناگهانی به علت فراموشی جلسه از سوی بیمار دارند.
مستندسازی مطمئن و ایمن اطلاعات مراجعین
روانشناسان هرکدام روش خاص خود را برای ثبت یادداشت‌های بالینی دارند. بسیاری از درمانگران از نرمافزارهای واژه‌پرداز یا دفترچه‌های کاغذی استفاده می‌کنند، اما یه روش‌ها نه کارآمد هستند و نه ایمن.
افزودن یا جستجوی یادداشت‌ها به این شیوه‌ها، هم وقت‌گیر است و هم احتمال بروز خطا را بالا می‌برد. همچنین نگهداری اطلاعات بیماران در فایل‌ها جداگانه یا روی کامپیوتر شخصی امنیت کافی ندارد؛ زیرا این اسناد به راحتی ممکن است گم شوند یا افراد غیرمجاز به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.
دکترلینک، امکان سازماندهی و ذخیره‌سازی ایمن اطلاعات هر یک از مراجعین را فراهم می‌کند. درمانگر می‌تواند برای هر جلسه یادداشت اختصاصی ثبت کند. در نتیجه تمام یادداشت‌ها و فایل‌ها همیشه در پایگاه داده قابل جستجو و دسترسی هستند.
همچنین دکترلینک امکان ذخیره‌سازی، ارزیابی و سایر سوابق درمانی را به صورت ایمن در پرونده الکترونیک روانشناسی فراهم می‌کند. داده‌ها رمزگذاری می‌شوند و در سرورهای امن نگهداری می‌گردند.
حسابداری آسان
حسابداری یکی از بخش‌های حیاتی برای موفقیت هر کلینیک روانشناسی است. آمارها نشان می‌دهد حدود 82% از کسب‌وکارهای کوچک به دلیل مشکلات جریان نقدینگی، شکست می‌خورند.
روش‌های دستی برای مدیریت مالی نه تنها وقت‌گیر است، بلکه احتمال خطا در آن‌ها بالاست.
خوشبختانه، مدیریت مالی به صورت دیجیتال بسیار ساده‌تر است. سیستم جامع مدیریت روانشناسی دکترلینک، تمام امور مالی شما را برعهده می‌گیرد؛ از صورتحساب و دریافت پرداخت‌ها گرفته تا گزارشدهی مالی.
به محض تعریف هر جلسه، دکترلینک به صورت خودکار وارد عمل می‌شود و وظائف زیر را انجام می‌دهد:
- صدور صورتحساب بر اساس تعرفه‌ها
- ایجاد و پیگیری فاکتورها
- تأیید پرداخت‌ها در سیستم‌های مختلف پرداخت
- ثبت تراکنش‌ها در درگاه پرداخت دکترلینک
- صدور رسید برای هر پرداخت
علاوه بر این، دکترلینک قابلیت تحلیل و گزارش‌گیری مالی پیشرفته نیز دارد. داده‌های جمع‌آوری شده، پیگیری عملکرد مالی در طول زمان را آسان می‌کند. همچنین، دکترلینک در صدور صورتحساب و پرداخت‌ها، فرآیند پرداخت را برای بیمار بسیار ساده و راحت ساخته است.
این ویژگی‌ها نمونه‌ای از امکاناتی هستند که می‌توانید از یک نرم‌افزار پیشرفته مدیریت پرونده و صورتحساب الکترونیکی برای کلینیک‌های با هر وسعتی انتظار داشته باشید.
ارتباط یکپارچه با بیماران
پایه و اساس روان‌درمانی، ارتباط موثر و معنادار است. بیماران باید بتوانند احساسات و افکار خود را در محیطی امن بیان کنند. در گذشته، بیمار به کلینیک مراجعه می‌کرد و گفتگویی رودررو با درمانگر خود انجام می‌داد. همین کافی بود و همه چیز به سادگی پیش میرفت. اما زمانه تغییر کرده است.
در دوران همه‌گیری کووید -19، بسیاری از روانشناسان شروع به ارائه خدمات روان‌درمانی از راه دور (Telehealth) کردند؛ روشی که بهترین پاسخ به نیاز فزاینده‌ی جامعه ما به روان‌درمانی در دوران قرنطینه بود.
حتی امروز نیز بسیاری از مراجعین روانشناسی همچنان و حتی بیش از گذشته به خدمات روان‌درمانی از راه دور علاقه نشان داده‌اند، و دلیل آن روشن است، مراجع می‌تواند از هر مکانی که هست، درمان خود را دریافت کند. جلسات آنلاین معمولا، راحت‌تر، منعطف‌تر و در دسترس‌تر هستند.
دکترلینک به شما کمک می‌کند تا به صورت ایمن و شفاف با مراجعین خود در ارتباط باشید؛ از طریق پیام متنی، تماس تلفنی یا تماس آنلاین. ارائه خدمات مطمئن و از راه دور می‌تواند نقطه عطفی در رشد و موفقیت کلینیک روان‌درمانی شما باشد.
درک بهتر از مراجعین
سیستم دکترلینک به سیستم مدیریت ارتباط با بیمار (PRM) مجهز است. این سیستم به شما کمک می‌کند تعاملات خود با بیماران را به خوبی مدیریت کنید.
سیستم مدیریت ارتباط با بیمار، اطلاعات ارزشمندی درباره مراجعین در اختیارتان قرار می‌دهد؛ مانند میزان تعامل، نرخ ریزش، مراجعان بالقوه و سطح کلی رضایت. گردآوری این داده‌ها به شما کمک می‌کند نیازها و ترجیحات بیماران را بهتر درک کنید.
با تکیه بر این آگاهی، می‌توانید روند کار کلینیک خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که تجربه بیماران به شکل چشمگیری بهبود یابد.
چطور باید سیستم مناسب کلینیک خود را انتخاب کنید؟
سازگاری نرم‌افزار مدیریت با کلینیک شما
پیش از هر چیز، باید بررسی کنید آیا نرم‌افزار با نیازهای کلینیک شما سازگار است یا خیر. آیا نرم‌افزار می‌تواند تمام نیازهای مدیریتی کلینیک شما را برطرف کند یا خیر.
برای بررسی دقیق‌تر، ابتدا فهرستی از چالش‌ها و مشکلات عملیاتی کلینیک خود تهیه کنید. سپس مشخص کنید کدامیک از آن‌ها را میتوان با دیجیتال‌سازی مرتفع کرد. مشکلات مربوط به پرداخت‌ها و صورتحساب‌ها، زمانبندی جلسات و ارتباط با مراجعین باید در اولویت باشد.
همچنین از خود بپرسید، این سیستم چه ارزشی برای کلینیک شما به ارمغان می‌آورد؟ آیا تجربه مراجعین را بهبود می‌دهد؟ آیا روندهای کاری را ساده‌تر می‌کند یا خطاها را کاهش می‌دهد؟
دکترلینک سیستم جامعی است که با همراهی و همکاری کلینیک‌های روانشناسی و درمانگران برجسته طراحی و توسعه یافته است و در قدم به قدم اجرای این سیستم، نیازها و چالش‌های کلینیک‌های روانشناسی تحلیل و مرتفع شده است. بنابراین دکترلینک سیستم است که روندهای کاری مانند نوبتدهی، ارتباط با مراجعین را در کلینیک شما ساده‌تر می‌کند و خطاها را کاهش می‌دهد.
قابلیت توسعه و انعطاف‌پذیری نرم‌افزار
یک نرم‌افزار مدیریتی خوب باید همراه با رشد کلینیک شما قابل توسعه باشد. همچنین باید به اندازه‌ای انعطاف‌پذیر باشد که با تغییرات کلینیک سازگار شود.
دکترلینک، نرم‌افزاریست که می‌توانید به راحتی بیماران و درمانگران و خدمات جدید را در آن تعریف کنید، بدون اینکه لازم باشد با هر مرحله از رشد کلینیک، نرم‌افزار جدیدی را تهیه کنید.
دکترلینک علاوه بر پوشش فرآیندهای روتین کلینیک‌های روانشناسی، قابلیت برگزاری کارگاه‌های روانشناسی، تست روانشناسی، فروش فیلم، برگزاری جلسات آنلاین و تلفنی روانشناسی را برای کلینیک‌ها می‌تواند فراهم کند، بدون اینکه نیاز باشد نرمافزارهای جدیدی برای این بخش‌ها تهیه نمائید.
پیشنهاد می‌شود: فروش فیلم‌های آموزشی روانشناسی از طریق دکترلینک| درآمدزایی پایدار برای روانشناسان
رابط کاربری آسان نرم‌افزار
استفاده از نرم‌افزار چقدر ساده است؟ این نرم‌افزار باید برای شما، کارکنان و بیمارانتان بدون پیچیدگی باشد.
هیچ چیز بیشتر از یک اپلیکیشن یا وب‌سایت پیچیده، آزاردهنده نیست. در سیستم دکترلینک هر قابلیت و عملکرد به راحتی یافت شده و قابل استفاده است. بیمار به راحتی می‌تواند مراحل رزرو نوبت، پرداخت و ثبت بازخورد را انجام دهد.
نرم‌افزاری که فرآیندهای کلینیک شما را ساده نکند، عملا هدف خود را از دست داده است.
پروتکل امنیتی قوی
امنیت برای سیستم‌هایی که اطلاعات حساس بیماران را ذخیره می‌کنند، حیاتی است. نرمافزارهای سلامت هدف اصلی حملات سایبری هستند؛ مجرمان سایبری می‌دانند با یک حمله می‌توانند به حجم قابل توجهی از اطلاعات ارزشمند بیماران دسترسی پیدا کنند.
برای ارزیابی پروتکل امنیتی نرم‌افزار، این سؤالات را بررسی کنید:
سیستم از چه استاندارد امنیتی استفاده می‌کند؟
دکترلینک بر مبنای استانداردهای شناخته‌شده امنیت اطلاعات و حریم خصوصی طراحی و پیاده‌سازی شده است، بطوری‌که محرمانگی، یکپارچگی و دسترس‌پذیری داده‌های بالینی را تضمین کند. از جمله استاندارهایی که در طراحی و پیاده‌سازی دکترلینک استفاده می‌شود، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- رمزنگاری ارتباطات (TLS 1.2/1.3)
- رمزنگاری داده‌های ذخیره‌شده ( AES-256یا معادل صنعتی)
- کنترل دسترسی مبتنی بر نقش (RBAC)
- مدیریت رخداد و نگهداری لاگ‌های حسابرسی، و شیوه‌های امن توسعه (Secure SDLC)
- برای کلاینت‌های مستقر در اروپا و ایالات متحده (HIPAA/GDPR)
داده‌ها کجا و چگونه ذخیره می‌شوند؟
داده‌های دکترلینک در پایگاه‌داده‌های مجزا برای هر مشتری و در محیط‌های میزبانی معتبر نگهداری می‌شوند تا ایزولاسیون و حفظ حریم خصوصی تضمین شود.
آیا داده‌ها رمزگذاری شده‌اند؟
بله. در دکترلینک داده‌ها در حین انتقال (in-transit) و در حالت سکون (at-rest) رمزگذاری می‌شوند تا از استراق، شنود و دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود.
آیا شخص ثالثی به داده‌ها دسترسی دارد؟
در دکترلینک دسترسی مستقیم شخص ثالث به داده‌های بالینی انجام نمی‌شود مگر در مواردی که برای ارائه سرویس لازم باشد و تنها پس از امضای قراردادهای حقوقی و فنی و اعمال کنترل‌های حقوقی و فنی واضح.
چه اقداماتی برای جلوگیری از نشت یا افشای داده‌ها انجام می‌شود؟
دکترلینک لایه‌های متعدد دفاعی را برای جلوگیری از نشت داده پیاده‌سازی کرده است: رمزنگاری، کنترل‌های دسترسی دقیق، لاگ‌گیری و نظارت، تست نفوذ دوره‌ای، به‌روزرسانی‌های امنیتی سریع، و آموزش امنیتی پرسنل. در صورت هرگونه رخداد، برنامهٔ واکنش به حادثه، اطلاع‌رسانی به ذی‌نفعان و اقدامات رفع و کاهش در سریع‌ترین زمان فعال می‌شود.
اگر استفاده از نرم‌افزار را متوقف کنم، داده‌های من چه می‌شوند؟
فرآیند خروج کاملا شفاف است
1) داده‌ها در قالب‌های استانداردXML/HL7) ،(PDF استخراج و به مشتری تحویل داده می‌شود.
2) انتقال ایمن داده‌ها به سرویس دلخواه مشتری
3) حذف امن داده‌ها از سیستم دکترلینک طبق سیاست نگهداری و مطابق با قوانین محل.
تمام عملیات خروج یا حذف با تأیید کتبی مشتری انجام می‌شود و بک‌آپ‌ها نیز طبق سیاست حذف امن، پاک‌سازی یا نگهداری می‌گردند.
میزان کنترل مدیریت کلینیک‌ها بر امنیت نرم‌افزار چقدر است؟
مدیران کلینیک سطح گسترده‌ای از کنترل‌های امنیتی را در اختیار دارند تا مطابق سیاست‌های داخلی خود عمل کنند:
- تعریف و مدیریت کاربران و نقش‌ها، فعال/غیرفعال کردن MFA برای کارکنان
- تنظیم سیاست‌های پسورد
- مشاهدهٔ گزارش‌ها و لاگ‌های دسترسی
- اعمال IP-allowlisting و تنظیمات مربوط به نگهداری و خروج داده‌ها.
علاوه بر این، برای مشتریان با نیازهای امنیتی بالا، گزینهٔ پیاده‌سازی اختصاصی (سفارشی‌سازی، مستقر در دیتاسنتر مشتری یا کانفیگ‌های ویژه شبکه) وجود دارد تا کنترل حتی بیشتری در اختیارشان باشد. برای کلینیک‌هایی که سطح امنیت بالاتری نیاز دارند، امکان پیاده‌سازی اختصاصی یا استقرار در سرورهای محلی کلینیک (on-premise) نیز فراهم است.
آموزش و پشتیبانی
برخی از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار مدیریت کلینیک، آموزش رایگان استفاده از نرم‌افزار خود را از طریق ویدئوهای آموزشی یا دفترچه‌های راهنما ارائه می‌کنند. نرم‌افزاری که برای کلینیک شما مناسب باشد، باید یادگیریش برای شما و مراجعین آسان باشد.
دکترلینک علاوه بر ارائه ویدئوهای آموزشی، جلسات رایگان دمو زنده را برای آموزش مشتریان فراهم می‌کند.
پشتیبانی از کلینیک، عامل حیاتی دیگر است. آیا ارائه‌دهنده نرم‌افزار، پشتیبانی مداوم از نرم‌افزار را ارائه می‌دهد؟ آیا سیستم به طور مستمر به‌روزرسانی می‌شود؟
در صورت بروز مشکل، از طریق تماس تلفنی، پیام‌رسان‌ها نظیر واتسپ یا ایمیل می‌توانید با بخش پشتیبانی دکترلینک در ارتباط باشید. همچنین سیستم دکترلینک به صورت مستمر ارتقاء می‌یابد تا با استانداردهای روز دنیا هماهنگ باشد.
دکترلینک؛ راه‌حل جامع مدیریت کلینیک روانشناسی شما
تصور کنید بتوانید همه کارهای اداری، مالی و ارتباطی کلینیک‌تان را یکجا و بدون دردسر مدیریت کنید و تمرکزتان را فقط روی مراقبت از بیماران بگذارید. دکترلینک این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
با دکترلینک، مدیریت نوبت‌ها، مستندسازی جلسات، پرداخت‌ها و گزارش‌های مالی به ساده‌ترین شکل ممکن انجام می‌شود، ارتباط امن و انعطاف‌پذیر با بیماران برقرار می‌شود و تجربه‌ای بی‌نقص برای مراجعان فراهم می‌گردد. علاوه بر این، دکترلینک به شما کمک می‌کند نیازها و ترجیحات بیماران را دقیقاً درک کنید و خدمات خود را مطابق آن بهبود دهید.
دکترلینک همگام با رشد کلینیک، شما را همراهی می‌کند، انعطاف‌پذیر است و تمام نیازهای فردی و گروهی را پوشش می‌دهد. این نرم‌افزار، ترکیبی از امنیت، کارایی و سهولت در استفاده است که کلینیک شما را به سطحی بالاتر از مدیریت می‌برد.
همین امروز یک جلسه دمو با دکترلینک رزرو کنید و ببینید چطور می‌توانید کلینیک خود را ساده‌تر، امن‌تر و حرفه‌ای‌تر اداره کنید.
