تقاضای روز افزون خدمات پزشکی و بالا رفتن تعداد بیماران مراجعه کننده به پزشکان متخصص، روز به روز نیاز به یک فرد با تجربه و آموزش دیده با ویژگی های خاص جهت ادارهنمودن این مطب ها را افزایش می دهد. منشی ها در فیلد پزشکی در کلینیک ها، بیمارستان ها، مطب ها و درمانگاه های بهداشتی درمانی مشغول به کار هستند و برای پرداختن بهاین شغل، باید علاوه بر مهار تهای خاص منشی گری، دارای برخی از اطلاعات در زمینه پزشکی و روابط عمومی باشند. زیرا به دلیل ارتباط مستقیم با بیماران باید بتوانند با آنان بهخوبی ارتباط برقرار کنند و قادر به پاسخگویی به سؤالات آنان باشند.
شغل منشی گری در مطب ها وظیفه ای حساس و پر زحمت است که مستلزم برخورداری از مسؤولیت و تعهد بالایی در قبال بیماران و پزشکان مطب ها می شود. لحظات اولیهبرخورد با بیمار در ادامه ارتباط با بیمار اهمیت زیادی دارد و بوجود آوردن فضای لازم برای راحتی بیمار ضروری به نظر می رسد. با توجه به این مسأله که منشی ها در مطب ها،بیمارستان ها و مراکز بهداشتی درمانی اولین کسانی هستند که به نیازهای بیماران پاسخ می دهند و همچنین پل ارتباطی میان بیماران و پزشکان به شمار می روند، می توان از آنانبه عنوان یکی از ارکان مهم و اساسی در این مراکز نام برد.
وظایف
- برنامه ریزی و قطعی کردن قرار ملاقات جهت معاینه، جراحی و مشاوره پزشکی
- گردآوری و ثبت جدول ها، گزارش ها و مکاتبه های پزشکی با ماشین تحریر یا کامپیوتر شخصی
- دریافت پیغام ها و اسناد مانند نتایج آزمایشگاه و ارجاع آن ها به کارکنان مربوطه
- خوش آمد گویی به مراجعان و مشخص کردن نوع کار آن ها و ارجاع آنان به کارکنان مربوطه
- مصاحبه با بیماران برای تکمیل اسناد، تاریخچه بیماری و فرم هایی مانند فرم مصرف دارو و بیمه
- نگهداری اسناد پزشکی، تاریخچه فنی و پرونده مکاتبه ها
- استفاده از تجهیزات اداری مانند نرم افزار مدیریت مطب، سیستم پیغام رسان صوتی و نرم افزارهای پردازش کلمات، صفحه گسترده و دیگر نرم افزارها برای تهیه گزارش، فاکتور، صورت و وضعیت مالی، نامه ها، تاریخچه بیماری و گزارش های پزشکی
- ارسال مکاتبه ها و اسناد پزشکی با پست، پست الکترونیکی یا فاکس
- کامل کردن فرم بیمه یا سایر درخواست ها
یک منشی حرفه ای برای تأثیرگذاری بیشتر موارد زیر را رعایت میکند:
- پاسخ دادن به تلفن پیش از آنکه سه بار زنگ بزند الگوی مناسبی است.
- هنگام پاسخگویی تلفن با صدایی واضح و شاداب نام مطب را معرفی می کند و با گفتن: "بفرمایید" به گفته های طرف مقابل گوش می کند.
- جملات خود را کوتاه بیان کند، زیرا جملات طولانی موجب سردرگمی و خستگی طرف مقابل میشود.
- هنگام استفاده از تلفن آدامس نجود، سیگار نکشد و بهتر است لبخند بزند.
- خود را برای شنیدن گفته های طرف مقابل مشتاق نشان دهد.
- لحن صدای خود را همواره آرام نگاه دارد.
- همیشه وسایلی مانند قلم و کاغذ را دم دست خود داشته باشد و مطالب مهم را یادداشت کند.
- بیشتر از چند ثانیه کسی را پشت خط نگاه ندارد. اگر کار مهمی را باید انجام دهد دکمه موسیقی حالت انتظار تلفن را فعال کند تا طرف مقابل متوجه حالت انتظار باشد.
- از نکات مهم در کار سؤال کردن است. سؤال کردن در کار موجب میشود مرتکب خطا نشود، پرسش در مورد یک موضوع حداقل نشان میدهد به آن اهمیت بیشتری داده است. اگر سؤال هایی بی معنا را بپرسد دیگر اشتباهاتی بی معنا را نخواهد داشت.
مدیریت مطب چه از لحاظ فیزیکی و چه از لحاظ روانی به عهده آنان است و واضح است که پزشکان در یک فضای توام با نظم، آراستگی و آرامش بهتر به کار خود پرداخته و بیماراننیز بدون استرس و با اطمینان و رضایت کامل به مطب مراجعه کرده و ویزیت می شوند. در نهایت این عوامل می تواند در امر تشخیص و درمان بیماران و بهبود وضعیت مطب مؤثرباشد. بنابراین در جهان پیشرفته امروزه پزشکی، منشی ها به مهارت هایی در زمینه روابط انسانی، نحوه پردازش اطلاعات، ارتباطات و نحوه اداره مطب ها نیاز دارند.
با توجه به موارد گفته شده علیرغم رشد و توسعه مطب پزشکان و مراکز بهداشتی و نیاز به مراقبت های بیشتر، بررسی های به عمل آمده در زمینه مراقبت های اولیه بهداشتی و نقشپزشکان، پرستاران و دیگر کارکنان کمکی نشان می دهد که کار منشی مطب کمتر شناخته و مطرح شده و گزار شهای کمی در مورد وظایف و نوع کار آنها در ارتباط با بیمار و مطب ارائهمی شود.
در برخی از کشورهای پیشرفته جهان مانند آمریکا، کانادا و انگلستان، دوره های آموزشی جهت اخذ مدرک منشی گری برگزار می گردد که در آن دوره ها دانش و مهارت های لازم وضروری برای این حرفه اعم از کار اثربخش، اطلاعات پایه ای پزشکی، اصول مطب داری و موارد مورد نیاز ارائه می گردد.
با این وجود ملاحظه می شود در اکثر کشورها از جمله ایران نه تنها دوره های آموزشی جهت این شغل وجود ندارد و اخذ مدرک منشی گری الزامی نیست بلکه شرایط خاصی جهتاحراز این شغل مطرح نمی باشد. متأسفانه حتی برخی از مطب ها بدون وجود منشی اداره می شود و یا کارکنان شاغل در این محل ها بدون برخورداری از مهارت های خاص و بدونتجربه و دانش لازم به اداره مطب می پردازند.
توانمند ساختن منشی ها در اداره مطب ها موجب ارائه خدمات مناسب تر به بیماران و پزشکان شده و به بهبود فرایند ویزیت بیماران و رضایت مندی آنان کمک مینماید. بنابراین بهنظر می رسد تعیین و تدوین یک ساختار شغلی برای این حرفه و همچنین طراحی دوره های آموزشی براساس آن ضروری و لازم باشد.
مقالات مرتبط:
۱۵ سوالات کلیدی برای استخدام منشی پزشک
۱۱ راه برای داشتن یک مطب و کلینیک شاداب، زنده و خلاق
بخش پذیرش پزشکان چگونه می توانند واقعا میزان فروش را افزایش دهند؟
