چرا داشتن یک نرم افزار مدیریت مطب ضروری است؟ اعداد و ارقام ، داستان مطب ما را چگونه تعریف می کنند؟ آیا نرم افزار مدیریت مطب کمکی می کند؟ چگونه با یک نرم افزار مدیریت مطب، تصمیم های بهتری بگیریم؟
یکی از ابتدایی ترین و پایه ای ترین اصول در هر کسب و کاری داشتن حساب و کتاب دقیق در آن کار است. مطب و حرفه پزشکی نیز از این قاعده مستثنی نیست. با داشتن یک نرم افزار مدیریت مطب ، ما می توانیم تصمیم های بهتری بگیریم. پیش بینی بهتری داشته باشیم و در اصطلاح مطب در مشتمان باشد. شاید بتوان مزیتهای داشتن یک نرم افزار خوب در مطب را اینگونه دانست:
رصد کردن تعداد بیماران مطب:
نرم افزار کمک می کند آمار تعداد بیماران را در روزها، هفته ها، ماهها و سالهای متمادی با هم مقایسه کنیم. اینکار باعث می شود یک پیش بینی اولیه در مورد تعداد بیماران در روزهای آتی داشته باشیم.
فهمیدن میزان سودآوری هر بیمار :
با یک نرم افزار مدیریت مطب ، می توانیم سوددهی یک مریض ، خانواده یا طایفه اش را بفهمیم. پیش آمده که فکر می کرده ام یکی از بیماران از جمله مریضهای خوب مطب است ؛ اما وقتی به نرم افزار رجوع کرده ام متوجه شدم که فقط یک احساس است.
تشکیل شجره نامه یا سازه بیماران:
اگر نرم افزار خوبی تهیه کرده باشیم می توانیم برای هر مریض الگویی شبیه به یک شجره نامه تشکیل دهیم. به این ترتیب وفاداری و وابستگی آن خانواده یا طایفه به مطب را تفسیر کنیم. اینکه در مورد ما چه فکر می کنند و چه جایگاهی در ذهنشان داریم. با اینکار ما نیازی به پر کردن “پرسشنامه رضایت” نخواهیم داشت. یعنی بیشتر از اینکه بپرسیم ، رفتار آنها را زیر نظر می گیریم. هنگامی که یک سازه از نام بیماران به شکل شجره نامه ترسیم می کنیم می توانیم بفهمیم یک مریض چگونه و از طریق چه کسی ایجاد شده.
چه کسی وی را به ما معرفی کرده؛ از طریق تبلیغات به مطب آمده یا یک دکتر دیگر وی را فرستاده یا توسط یک “مریض بلندگو” به مطب ما ارجاع شده. هر چه سازه یا شجره نامه بیشتر و بزرگتر باشد به نگهداری بیشتری نیاز خواهد داشت. مزیت دیگر اینکار این است که اگر بخواهیم به بیماران برترمان خدمات ویژه دهیم، شناسایی آنان با اینکار به راحتی صورت می گیرد.
بررسی میزان سودآوری کالا یا خدمات ارائه شده در مطب:
کدام کالا یا خدماتمان بالاترین و پایین ترین سودآوری را داشته است. با کمک نرم افزار مدیریت مطب می توانیم بفهمیم باید تمرکزمان را روی کدام کار بگذاریم و از کدام کار دست بکشیم ، مزیت ما در کدام کار است ؛ نقطه سر به سر یک کالا یا خدمت کجاست؟
بررسی تاثیر تورم بر روی کارکرد مطب:
آیا درآمد ما بیش از تورم رشد می کنه یا کمتر و یا مطابق با تورم پیش می رویم. هزینه های ما چطور؟ پیش آمده که فکر می کردم مطبم رشد داشته است، و خوشحال از این موضوع؛ اما وقتی بررسی کردم فهمیدم حتی کمتر از تورم رشد داشته ام ، یعنی در واقع پسرفت داشتم!؟
ساده سازی تصمیم گیریهای پیچیده:
یک نرم افزار مدیریت مطب اگر خوب باشد کمک می کنه تصمیم های پیچیده را ساده و سریع و دقیق بگیریم. مثلا اینکه اگر بخواهیم یک وسیله پاراکلینیکی بخریم می توانیم از چند ماه قبل تعداد درخواست هایی که ممکن است داشته باشیم شبیه به سازه بیماران ، در نرم افزار ثبت کرده و بعد آنها را آنالیز کنیم ببینیم نقطه سر به سر آن کجا خواهد بود.
آیا خرید آن مقرون به صرفه است یا خیر؟ آیا سرمایه گذاری خوبیست یا نه؟ یا به طور مثال سودآوری یک دکتری که برای ما مریض می فرستد چقدر است؟ آیا به همکاری با وی ادامه دهیم یا خیر؟ یا با تغییر دکوراسیون یا تغییر منشی یا افزایش قیمت چه تغییری در تعداد بیمار اتفاق افتاده است. یا به طور مثال بخواهیم قسمتی از مطب را به یک دکتر دیگر بدهیم. با ثبت تعداد درخواست ها می توانیم به راحتی خوب بودن این موضوع را بفهمیم.
کاهش دزدیهای احتمالی در مطب:
اگر در مطب فروش کالا داریم ، با نرم افزار می توانیم میزان دزدیهای احتمالی را کاهش داده یا راه انجام آن را سخت تر کنیم ؛ چندین و چند سال بود که منشی من با دزدیهایی که انجام می داد عملا با من شریک شده بود!؟ یادم می آید یکی از همکاران تعریف می کرد که من فروشنده ای داشتم که بعد از چند سال متوجه شدم برای خودش در مطب من فریم می فروخته و فقط تعویض عدسی را در دفتر یادداشت می کرده ؛ عملا عمده ی فروش فریم ها برای او بوده و تعدادکمی از فریم ها و تعویض عدسی ها برای من!!
با تعریف سطوح دسترسی متفاوت ، می توانیم ، حتی بدون اینکه در مطب حضور فیزیکی داشته باشیم کنترل خود را افزایش دهیم ، فقط شرط اصلی این است که به شدت حساس باشیم که تمام مبادلات مالی حتما در کامپیوتر مطب ثبت گردند.
برون سپاری حفظ اطلاعات:
به جای اینکه مسائل مختلف مطب از جمله مبادلات پولی و نوع بیماری و درمان ارائه شده به بیمار را به ذهنمان بسپاریم ، آنها را به نرم افزار مدیریت مطب سپرده و از مغزمان برای آنالیز دیتاهای نرم افزار کمک بگیریم.
شکیل بودن کار:
اگر ارائه قبض ویزیت و فاکتورهای فروش کالا به صورت کامپیوتری باشد ، مطب وجه بهتری پیش بیمار خواهد داشت.
پیش بینی توان مالی بیمار:
اگر نوع بیمه ، شغل ، محل سکونت بیمار یا شماره تلفن همراه وی را ثبت و به دقت بررسی کنیم، می توانیم یک پیش بینی خام در مورد او داشته باشیم ، مخصوصا اگر ، به میزان خرید معرفش هم دقت کنیم احتمالا حدس اولیه ما دقیق تر خواهد بود چرا که او هم ممکن است مانند معرفش خرید کند. توصیه می کنم حتی الامکان این اطلاعات از دفترچه بیمه استخراج شده و کمتر سوال پرسیده شود.
پیش بینی توان مالی مطب:
توان مالی مطب تقریبا متناسب با آدرس سکونت هشتاد درصد بیماران است. کمک دیگری که نرم افزار مدیریت مطب می تواند انجام دهد این است که اگر آدرس بیماران را ثبت کنیم می توانیم بفهمیم هشتاد درصد بیماران ما از کجا می آیند و سبک زندگیشان چگونه است.
پیش بینی مطیع بودن بیمار:
اگر بیماری مراجعه قبلی داشته و اطلاعات کاملی از وی ثبت شده باشد ، مانند اینکه چه درمانها و توصیه هایی به او کرده ایم ، و او چه میزان از کارهای گفته شده را انجام داده، تاریخ مراجعه بعدی را چه زمانی گفته ایم و وی چه زمانی آمده ، این پیش بینی اولیه را به ما می دهد که آیا او مطیع و حرف گوش کن است یا خیر.
تشکیل بلک لیست بیماران:
پیدا کردن بیمارانی که ما نمی خواهیم به آنان خدمات دهیم کسانی که در به هر دلیل در تعریف مشتریان ما نمی گنجند و دوست داریم جای دیگری بروند و پیش ما نیایند
مقالات مرتبط :
آیا زمانش رسیده که به نرم افزار مدیریت مطب فکر کنم؟
طراحی یک شبکه حرفهای برای جذب بیماران
دیگر آن دوران تمام‌شده که ما به غار خود برویم و انتظار داشته باشیم که مشتریان ما را پیدا کنند. به دلیل اینکه در دنیای امروز تعداد زیادی از رقبا وجود دارند که با ارتباطات و تبلیغات قوی، بیماران را به سمت خود هدایت کرده‌اند. شاید این سؤال در ذهن برخی پزشکان پیش بیاید که چطور با توجه به اینکه بسیار متبحر‌تر از همکار خود هستند اما بیماران کمتری به آنها مراجعه می‌کنند! جوابش این است که بیماران علم غیب ندارند که کدام پزشک بهتر است و تنها از طریق تبلیغات و حرفهای دیگران نتیجه‌گیری می‌کنند که به کدام پزشک مراجعه نمایند.
شاید در ذهن یک پزشک کارکشته این باشد که حرفه پزشکی پاک است و تبلیغات سیاه‌بازی است. اما حقیقت این است که پزشکان خوب و متعهدی که تبلیغات ندارند مدیون بیمارانی هستند که دنبال یک پزشک خوب می‌گردند اما به دلیل ضعف آن پزشک در تبلیغات نمی‌توانند او را پیدا کنند و به ناچار روانه مطب پزشکی می‌شوند که کار ضعیفی ارائه می‌کند ولی تبلیغاتش عالی است.
بله، تمامی افرادی که در هر کسب و کاری عالی هستند و محصولات و خدماتی خوب ارائه می‌کنند، اگر تبلیغات خوبی نداشته باشند مدیون مردم هستند. چون با ضعف خود در تبلیغات کاری می‌کنند که هم درآمدشان کمتر شود و هم مردم به سمت محصولات یا خدمات بی‌کیفیت‌تر هدایت شوند.
متأسفانه ما مردم ایران استاد کارهای انفرادی هستیم و در اکثر مواقع در کارهای تیمی ضعیف عمل می‌کنیم. از آنجایی که معمولاً عقب‌تر از دنیا حرکت می‌کنیم، اخیراً در ایران داریم به سمت کاری تیمی یا Team Work می‌رویم و غافل از اینکه در کشور‌های پیشرفته دنیا مردم در Team Work استاد شده‌اند و یک مرحله جلو رفته‌اند و تمرکز خود را روی فعالیت‌های شبکه‌ای یا Network گذاشته‌اند. یک جمله جالبی که در این زمینه گقته می‌شود Networking or not working است. اگر به صورت Network کار نمی‌کنید اصلا بهتر است کار نکنید.
وقتی یک پزشک با یک گروه فعالیت مشترک دارد و تمامی افراد گروهش به طور مستقیم از آن فعالیت بهره می‌برند به آن Team Workمی‌گویند. مثلاً برای جراحی قاعده جمجمه جراح مغز و اعصاب با جراح ENT کار Team Work انجام می‌دهد و یا در یک مطب، پزشک با منشی‌اش کار Team Work انجام می‌دهد. مسلماً هرچقدر منشی شما خوش‌اخلاق‌تر باشد بیماران بیشتری جذب مطب شما می‌شوند. اما اگر تنها به Team Work اکتفا کنید قدرت شما در جذب بیماران ضعیف خواهد بود.
برای افزایش قدرت تبلیغاتی باید یک شبکه‌ای از افراد را در اطراف خود ایجاد کنید که بیماران را به شما ارجاع می‌دهند. بسیار اتفاق می‌افتد که مردم، به اشتباه به یک متخصص مراجعه می‌کنند مثلاً بجای اینکه به متخصص روماتولوژیست مراجعه کند به مطب متخصص ارتوپدی می‌رود حال اگر متخصص ارتوپد به صورت رفاقتی و یا با یک توافق مالی با یک متخصص روماتولوژی در ارتباط باشد بیمار را به آن پزشک خاص ارجاع می‌دهد و به بیمار توصیه می‌کند حتماً به مطب فلان دکتر برود تا مشکلش برطرف شود. همچنین این نوع معرفی‌ها زمانی که بیمار برای درمان خود به چند متخصص در زمینه‌های مختلف نیاز دارد مفید است.
بنابراین در ایجاد شبکه تا می‌توانید تعداد ارتباطات خود را با پزشکانی که تخصص متفاوتی نسبت به شما دارند افزایش دهید و به صورت رفاقتی یا بر اساس یک توافق مالی با آنها همکاری کنید. حتی در تخصص خود نیز می‌توانید با چند پزشک شبکه ایجاد کنید. مثلاً اگر پزشک ENT هستید که به صورت تخصصی رینوپلاستی می‌کنید با یک همکارتان که در زمینه گوش و یک همکارتان که در زمینه حنجره و یک همکارتان که در زمینه جراحی قاعده جمجمه حرفهای است شبکه تشکیل دهید.
ایجاد شبکه را فقط به پزشکانی که اطرافتان هستند خلاصه نکنید. مثلاً یک متخصص زنان می‌تواند با تعداد زیادی ماما شبکه ایجاد کند، یک پزشک ENT با متخصص گفتاردرمانی، یک متخصص پوست با آرایشگاه‌های زنانه، یک متخصص ارتوپد با مجتمع‌های ورزشی و غیره.
هرچقدر که شبکه شما بزرگتر باشد شما قدرتمند‌ترید بنابراین اگر تابحال هم با برخی افراد به صورت شبکه‌ای در ارتباط هستید به آن بسنده نکنید و هر روز شبکه خود را بزرگتر کرده و با افراد جدیدتر و بیشتری تعامل کنید. چه بسا نرم افزار مدیریت مطب دکتر لینک می تواند در زمینه ایجاد شبکه به پزشکان عزیز کمک کرده و آنها را در گسترش تعاملاتو جذب مشتری کمک نموده و پیمودن این راه دشوار را برای آنها سریعتر و راحتر کند
به امید روزی که همه‌ی پزشکانی که شبانه‌روزی تلاش می‌کنند تا یک خدمتی عالی به بیماران ارائه کنند انقدر در تبلیغات قوی شوند که همه‌ی بیمارانی که به آنها نیاز دارند به راحتی آنها را پیدا کنند.
مقالات مرتبط:
۹ راه جلب اعتماد مشتری برای افزایش فروش
تکنیک های بازاریابی برای حفظ مشتری
افزایش بازدهی مطب، بدون افزایش ساعات کاری
